Privacyverklaring - Aut & Out

Aut & Out is een feitelijke vereniging.

Wij hechten bijzonder veel belang aan uw privacy en behandelen uw persoonsgegevens met de grootste zorg en steeds in overeenstemming met de geldende wetgeving. Aut & Out houdt zich hierbij aan de regels van de GDPR (European Union General Data Protection Regulation) of AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Hieronder leest u hoe Aut & Out uw persoonsgegevens verzamelt, opslaat en inzet in functie van onze maatschappelijke opdracht. Onze privacyverklaring is bedoeld om u op een transparante manier te informeren over de gegevens die we verzamelen, het doel en de manier waarop we ze gebruiken en de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerking van dergelijke gegevens.

Dit betekent dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Het is belangrijk deze privacyverklaring aandachtig te lezen.

1. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Aut & Out is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die u met ons deelt. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Naam organisatie: Aut & Out
Verwerkingsverantwoordelijke: Caro Van Borm
E-mailadres: privacy@autenout.be

2. Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze donateurs (huidige, voormalige en toekomstige), vrijwilligers, deelnemers aan onze activiteiten en sympathisanten.

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Aut & Out verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Om te kunnen deelnemen aan onze activiteiten (uitvoering overeenkomst).
Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang).
Promotie en public relations (gerechtvaardigd belang).
Het nakomen van onze verplichtingen bij inzetten van vrijwilligers (verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen, respecteren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, …) (wettelijke verplichting).
Het betalen van onkostenvergoedingen aan vrijwilligers (gerechtvaardigd belang).
Het omkaderen en begeleiden van vrijwilligers (bij meldingsplicht voor uitkeringsgerechtigde vrijwilligers) alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe (verjaardag) (toestemming betrokkene).
Fondsenwerving: In het belang van de missie en van het voortbestaan van Aut & Out kunnen wij je gegevens verzamelen en je contacteren om je te informeren over onze sensibiliserende en fondsenwervende acties. (gerechtvaardigd belang).
Bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang).
Statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang) – hiervoor worden de persoonsgegevens evenwel gepseudonimiseerd / geanonimiseerd.

4. Welke gegevens verzamelt Aut & Out?

Aut & Out verzamelt enkel persoonlijke gegevens die nodig zijn voor het vlot uitvoeren van onze opdracht of een dienst die we aan onze achterban verstrekken. Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam en adres (straat, nummer, postcode, gemeente en land).
Privé contactgegevens: telefoonnummer en e-mailadres.
Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats en voornaamwoorden.

Als u ons financieel ondersteunt:

Historiek van uw giften, aankopen, sponsoring, legaten, …
Rekeningnummer en andere financiële gegevens (informatie over uw maandelijkse opdracht of andere nuttige informatie).
Informatie die u ons vrijwillig verstrekt, zoals informatie over uw gezinssituatie en gezinssamenstelling, financiële informatie, wilsbeschikkingen, …

Als u een vrijwilliger bent:

M.b.t kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding), aard en bedrag kostenvergoedingen die elders verkregen worden (verklaring op eer).
Over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen i.f.v. planning, registratie en opmaak nominatieve lijst kostenvergoedingen.
Handtekening (als onderdeel verklaring op eer, kostennota enz.).
Kopie verblijfstitel of –document / bewijs van recht op materiële opvang, zodat organisatie mogelijkheid van vrijwilligerswerk kan bewijzen bij controle.

Als u een professional bent:

Informatie over uw bedrijf: naam, rechtsvorm, postadres, telefoonnummer (vast en/of mobiel), e-mailadres, BTW en ondernemingsnummer, contactpersonen.

Als u deelneemt aan onze activiteiten:

De hoedanigheid waarin u deelneemt aan of verbonden bent met onze activiteit.
De activiteit die u bijwoont en de datum waarop het plaatsvindt.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

De elektronische identificatiegegevens worden niet in verband gebracht met persoonsgegevens die elders worden ingezameld. Deze worden alleen gebruikt om statistieken van het bezoek aan de website vast te leggen. Deze statistieken zijn bedoeld voor het evalueren en verbeteren van de website van Aut & Out.

Minderjarigen:

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

5. Hoe worden uw persoonsgegevens verkregen?

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf, op verschillende wijzen, aan ons meedeelt: via inschrijvingsformulieren, door de nodige documenten in te vullen, via invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/via e-mail contact, door briefwisseling, …

Op onze activiteiten worden er occasioneel foto’s genomen. Dit wordt voorafgaand aan het nemen van de foto’s aangekondigd. Voelt u zich daar niet comfortabel bij, dan kunt u dat altijd laten weten aan de fotograaf of aan iemand van het Aut & Out team.

Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden. Indien wij persoonsgegevens hebben ontvangen van derden, vragen wij steeds de bevestiging dat de organisatie de gegevens rechtmatig heeft verkregen, zij het recht hebben de gegevens te gebruiken en de toestemming van de betrokkene hebben ontvangen om de gegevens te gebruiken voor het gewenste doel.

6. Hoe bewaren en beschermen we uw gegevens?

Uw gegevens worden op een veilige manier behandeld. Daarom maken we gebruik van diverse beveiligingstechnologieën en –maatregelen om uw gegevens op gepaste wijze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Deze technologieën en –maatregelen worden op geregelde tijdstippen getest en bijgesteld indien nodig.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

Alle personen die namens Aut & Out van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
We gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig.
We maken systematische back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen en stellen bij indien nodig;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewust gemaakt van hun verantwoordelijkheid;
Aan onze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren;
Bij nieuwe projecten die mogelijks impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten en de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

7. Hoe lang bewaren wij persoonlijke gegevens?

Aut & Out bewaart uw gegevens gedurende de tijd die nodig is om de nagestreefde doelen te bereiken (zie punt 3) of zolang het noodzakelijk is om aan alle wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen. Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Aut & Out verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal drie jaar na het laatste contact of laatste gebruik of na beëindiging van de samenwerking.

8. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Derden-verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo kunnen wij gebruik maken van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, …);
Het verzorgen van de (financiële) administratie;
Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven, informatiebrochures en uitnodigingen;
Het verzekeren van onze vrijwilligers.
Boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) met wie we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

Overheidsdiensten: subsidiërende overheden, fiscale administraties, …

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen zodat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en enkel worden gebruikt voor het doeleinde waarvoor ze worden verzameld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, bijvoorbeeld als de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In zo’n geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn wij verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen uw persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor intrekken daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

9. Wat zijn uw rechten en hoe oefent u deze uit?

U heeft recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U heeft recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
U heeft recht op beperking van gegevensverwerking. Indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (via de uitschrijfmogelijkheid in de nieuwsbrieven).
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van uzelf direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie van uw vraag.

Wij kunnen u vragen u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om u adequaat te identificeren: wij vragen u om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u daarbij sterk aan om de pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

De verwerking van uw persoonsgegevens door Aut & Out omvat geen profilering en dus zal u niet aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

10. Waar kan u terecht met klachten?

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, vragen wij u hierover direct met ons contact op te nemen via het emailadres bovenaan deze privacyverklaring.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
contact@apd-gba.be

Aut & Out kan van tijd tot tijd haar privacyverklaring aanpassen. De meeste recente versie kan u steeds op deze pagina raadplegen. De laatste wijziging gebeurde op 13/01/2025.